Liczba osób w zespole Scrumowym

Ile osób potrzebuje liczyć Twój zespół, żeby wkręcić żarówkę? Na podstawie „Scrum Guide”.

Scrum. Część 1.

Zanim poznasz odpowiedź na powyższe pytanie, przejdziemy przez kolejne poziomy wtajemniczenia. Opracowane na podstawie Przewodnika po Scrumie – Scrum Guide:

  1. Scrum – definicja
  2. Trochę teorii
  3. Zespół Scrumowy
  4. Właściciel produktu i jak zdefiniować produkt w Twojej firmie
  5. Zespół deweloperski, czyli Twoja załoga.
  6. Scrum Master i zaczarowana żarówka.

Zaczniemy od krótkiej definicji, czym jest scrum.

Scrum to instrukcja, zgodnie z którą Twój zespół może rozwiązywać różne problemy i zadania. Dzięki niej może kreatywnie i produktywnie tworzyć rzeczy, które są jak najbardziej wartościowe dla użytkownika. Ta instrukcja jest stosunkowo krótka, prosta i łatwa do zrozumienia. Trudniejszą kwestią jest jej opanowanie i zastosowanie.

Powyżej użyłem słowa “instrukcja”. Jednak proszę Cię, żebyś nie mylił tego ze szczegółowym procesem produkcyjnym. Scrum opisuje ogólny sposób postępowania w trakcie pracy. Pozwala znajdować punkty, które przeszkadzają w optymalnej pracy zespołu i usuwać te przeszkody.

Trochę teorii. Jak to powinno działać.

Scrum opiera się na zasadzie, że wiedza o sposobie działania wynika z doświadczenia. To jest sedno stwierdzenia, że scrum jest trudny do opanowania i stosowania. Bez doświadczenia na żywym zespole, nie nauczysz się stosować Scruma. Dobrą praktyką jest wprowadzanie go małymi krokami do Twojego zespołu, czy nawet życia. 

W Scrumie wykorzystujemy podejście iteracyjne i przyrostowe. Oznacza to, że po każdej części, w której Twój produkt został poprawiony, coś zostało dodane do niego, należy go kontrolować pod względem użyteczności i jakościowym. 

Produkt musi być przejrzysty. Nie ukrywamy jego działania między członkami zespołu. Każdy aspekt musi być widoczny i zrozumiały dla wszystkich osób odpowiedzialnych za produkt. Wymusza to opisywanie tych aspektów w jasny i przejrzysty sposób.

Dam Ci przykład.

Jakiś czas temu dane mi było pracować jako osoba odpowiedzialna za zamówienia i przekazywanie ich na produkcję na szwalni. Osoby z produkcji używały stwierdzenia: “wszywka”, szefostwo: “metka”, a klient: “etykietka”. Chodziło oczywiście o ten sam kawałek taśmy z informacjami o produkcie, jednak taka drobna nieścisłość wprowadzała zamieszanie i spowolniła proces produkcji.

Etykiety
Metki, wszywki, etykiety

Miałem też inny przypadek gdzie, mimo wpisywania w dokumentacji jednostki miary jako milimetry, klient zamawiając produkt, podał wymiary w metrach. Na szczęście, właśnie stosując zasadę scrumową, że dostarczamy jak najmniejszą część działającego produktu, szybko została wykryta pomyłka i zanim ruszyła produkcja na większą skalę, można było zmienić wycenę i poprawić projekt.

Twój produkt musi przechodzić cykliczną inspekcję. Brzmi groźnie? Nie powinno. Ona służy Tobie jako sprawdzenie, czy Twój zespół wykonał dobrą robotę, czy też może coś mu przeszkodziło. Czy wykonane zadanie zgadza się z tym, co było zaplanowane do osiągnięcia. Im częściej taka inspekcja następuje, tym szybciej możemy wyłapać rozbieżności pomiędzy naszym celem a stanem faktycznym. Zbyt częsta przeszkadza jednak zespołowi w pracy.
Najlepszym sposobem na sprawdzenie, jak często powinna następować, jest wdrożenie jej i sprawdzanie. Jeśli za często, wprowadź większe interwały czasowe. Jeśli za rzadko, skróć je. 
Po każdej inspekcji, jeśli zachodzi taka potrzeba, zespół ma szansę skorygować swoją pracę. Im szybciej tego dokona, tym bardziej ograniczy dalsze odstępstwa od realizacji swojego celu. Ten proces nazywamy adaptacją.

Jak często Scrum proponuje przeprowadzać takie inspekcje i adaptacje? Zgodnie z Przewodnikiem najlepszymi momentami są:

  • Planowanie Sprintu. Możesz to rozumieć jako planowanie pracy na najbliższe dwa tygodnie – miesiąc i koniecznie ustalenie, jaki efekt chcesz po tym czasie osiągnąć.
  • Codzienny Scrum. Czyli podczas codziennego, bardzo krótkiego spotkania, na którym omawiane jest, co udało się zrobić wczoraj i co każdy z członków zespołu chce zrobić dzisiaj.
  • Przegląd Sprintu. To cykliczne spotkanie na zakończenie zaplanowanego Sprintu, na którym Ty razem ze swoim zespołem możecie sprawdzić, czy udało się wykonać to, co ustaliliście na Planowaniu Sprintu. Tutaj zaznaczę, że to nie Ty masz zaplanować zespołowi pracę. To zespół z Twoją pomocą planuje sobie, co zrobi i deklaruje, co powinno mu się udać ukończyć.
  • Retrospektywa Sprintu. Następstwo Przeglądu. Tutaj ustalacie jakie pomysły sprawdziły się w działaniu, a jakie nie. Porządkujecie plan i wprowadzacie ewentualne zmiany. Proponujecie usprawnienia w procesie produkcyjnym na najbliższy czas.

Zespół Scrumowy

Zespół scrumowy
Zespół scrumowy

Chcesz stworzyć swój Dream Team w firmie? Oto jego skład:

Właściciel Produktu. W firmie produkcyjnej, która nie jest w branży IT, może to być właściciel firmy, kierownik, czy po prostu lider zespołu. 

Zespół Deweloperski. To po prostu Twój zespół pracowników, którzy wytwarzają produkt, lub usługę. 

Scrum Master. Możesz to być Ty, jeden z członków zespołu produkcyjnego, lub osobno dedykowany do tej roli pracownik. Tak naprawdę dużo zależy od rodzaju i wielkości Twojej firmy i możliwości. 

Twój zespół ma na celu stać się samoorganizujacy i multifunkcjonalny. Oznacza to, że zespół samodzielnie decyduje o tym, w jaki sposób będzie pracował. To może być trudne dla kierownika zespołu lub szefa firmy przekazać zespołowi taką władzę. Jednak razem z władzą przekazujesz im odpowiedzialność za wykonaną pracę. 
Multifunkcjonalizm zespołu oznacza, że ma on wszystkie kompetencje do wykonania danej pracy. 
W skrócie, nie możesz kazać zespołowi decydować o swojej pracy, dopóki nie będzie on w stanie jej samodzielnie wykonać. To jedna z trudności w wdrożeniu tej metody. Możesz potraktować to jako cel do osiągnięcia w prowadzeniu swojej firmy i doboru pracowników. 

Jeżeli myślisz, że w tym modelu nie ma żadnej kontroli nad zespołem, to nie jest to prawda. Dzięki temu, że zespół dostarcza produkty iteracyjnie i przyrostowo, szybko może otrzymać informację zwrotną od interesariuszy. Tymi interesariuszami są zarówno klienci, szefostwo i sam zespół. Dzięki temu jako szef czy kierownik zespołu masz możliwość dowiedzenia się, co idzie dobrze, co źle i wpływania na dalszą pracę. 

Właściciel produktu i jak zdefiniować produkt w Twojej firmie

Właścicielem produktu w firmie usługowej lub np. szyjącej ubrania, będzie najczęściej właściciel lub kierownik. Jeśli to Ty, to Twoim zadaniem będzie odpowiedzialność za maksymalizację wartości produktu i pracy Twojego zespołu. Przy okazji jesteś jedyną osobą, która odpowiada za Backlog Produktu.

Czym jest Backlog produktu?

Tak w skrócie. Jest to spis funkcjonalności, które Twój produkt ma spełniać dla klienta. W filozofii Agile te funkcjonalności mogą się zmieniać, nie są stałe. To chyba najbardziej znacząca różnica pomiędzy zarządzaniem zgodnie z Agile i zgodnie z zasadą Waterfall gdzie produkt końcowy jest taki, jak został zaplanowany na początkowych ustaleniach. 

Wyobraź sobie, że Twoim produktem jest nowy wzór spodni zamawiany przez sieć sklepów odzieżowych. Czego oczekuje użytkownik? Wygody, nowoczesnego stylu i niskiej ceny. Do tego dobrze, żeby podkreślały sylwetkę i wyglądały na drogie. To są funkcjonalności Twojego produktu. 
Ty szeregujesz je pod względem ich ważności. Co jest najistotniejsze dla użytkownika? Przykładowo od najważniejszej funkcji będą to:

  1. cena, 
  2. podkreślają sylwetkę, 
  3. wyglądają na drogie, 
  4. nowoczesny wygląd, 
  5. wygoda.

Twój zespół na czele z projektantem bierze zadania z powyższej listy i zaczyna je realizować od najważniejszego do najmniej istotnego. Zespół razem z Scrum Masterem dzieli zadania na mniejsze. Podejrzewam, że taki produkt jak odszycie pierwszej wersji spodni, da się zrealizować w jednym Sprincie. Mamy tu zaprojektować wzór, który da się szybko uszyć, znaleźć tanie materiały i uszyć pierwszy model. W trakcie tego procesu okazuje się, że wszystkie materiały, dostępne w niższej cenie nie wyglądają specjalnie ekskluzywnie i były już stosowane w poprzednich sezonach. Nowy model spodni nie będzie więc ani wyglądał drogo, ani nowocześnie. Tu następuje podsumowanie Sprintu oraz Refilment, czyli omówienie tego, co poszło dobrze, co źle i jak to zmienić. Jako właściciel produktu możesz, zgodnie z sugestiami zespołu i za zgodą klienta, zmienić założenia Backlogu lub ich ważność. 
Klient zgodził się na nieco wyższą cenę i poprosił o lekką zmianę funkcjonalności. Przykładowa kolejność elementów będzie taka:

  1. podkreślają sylwetkę, 
  2. nowoczesny wygląd, 
  3. wygoda, 
  4. mieszczą smartfona i portfel, 
  5. cena. 

Sposób, w jaki poszczególne elementy zostaną zrealizowane, zależy już tylko i wyłącznie od Twojego zespołu. 

Do Ciebie należy:

  • precyzyjne i przejrzyste opisanie zadań, 
  • ustalanie kolejności i priorytetów zadań w sposób pozwalający osiągać cele,
  • optymalizowanie wartości pracy zespołu, zapewnienie dostępności Backlogu i upewnienie się, że jest on zrozumiały dla wszystkich zainteresowanych.

Te zadania mogą być realizowane przez Twój zespół, jednak jest to element, za który Ty jako właściciel odpowiadasz.

Zdarza się, że kierownictwo firmy liczy więcej osób niż jedna. Jeśli to oni mają pełnić funkcję właściciela produktu, to zgodnie z Przewodnikiem muszą przypisać tę rolę tylko jednej osobie spośród nich. Wynika to z zasady przejrzystości, kto jest odpowiedzialny za Backlog Produktu. Gdyby było to kilka osób, to ta odpowiedzialność się rozmywa. Za odpowiedzialnością idzie również decyzyjność. Tylko Właściciel Produktu może zmieniać elementy Backlogu i ich priorytety, i tylko jego decyzje mogą być respektowane. 

Zespół deweloperski, czyli Twoja załoga.

Twoja załoga to ludzie, którzy faktycznie zapewniają przychód Twojej firmie i Tobie. Są najważniejszym elementem firmy wieloosobowej. To, do czego dążymy w Scrumie, to zadbanie o dobór pracowników w profesjonalne, samowystarczalne zespoły. 
Załóżmy, że celem Sprintu, czyli okienka czasowego, w którym zespół wytwarza przyrost produktu, jest wymiana żarówki. 
Nikt z zespołu nie wie, gdzie jest drabina, nikt nie ma możliwości, żeby zakupić żarówkę.
W tym przypadku, nawet jeśli ktoś umie ją wymienić, to taki zespół nie będzie samowystarczalny. 
Dlatego zespół powinien być złożony z profesjonalistów, którzy są w stanie dowieźć wartość, korzystając z własnych mocy przerobowych. 
Dzięki takiej niezależności zespołu tworzy się synergia, która dodatkowo zwiększa wydajność zespołu i jego efektywność. 

Małe podsumowanie:

Zespoły deweloperskie są:

  • samoorganizujace się – same decydują o sposobie, w jaki wykonają swoją pracę, 
  • multifunkcjonalne – w swoim składzie zespół posiada wszystkie umiejętności i uprawnienia do wykonania pracy.

To ile tych osób potrzeba, żeby wkręcić żarówkę? 

Twój zespół, żeby mógł dobrze ze sobą współpracować, musi być odpowiednio mały, lub odpowiednio duży. Trochę teorii o interakcjach. Między dwoma osobami występuje jedna interakcja, jedna linia komunikacji. Pomiędzy trzema osobami takich linii komunikacji jest już trzy. Między czterema osobami, sześć. 

Interakcje w zespole Scrumowym
Interakcje w zespole Scrumowym

Im więcej tych interakcji tym więcej wygenerowanych pomysłów i samokontroli pomiędzy członkami zespołu. Interakcje pomagają także napędzać się wzajemnie do działania. Jednak w pewnym momencie, gdy tych interakcji jest za dużo, pojawiają się problemy z koordynacją. To tak jakby do prowadzenia samochodu dodać jeszcze nakładanie makijażu i pisanie sms-ów. Podobno się da, ale skutki bywają katastroficzne. 
Scrum guide zaleca, aby zespoły składały się z od 3 do 9 członków, przy czym 5-7 osób bez włączania w te liczby Scrum Mastera i Właściciela produktu wydają się optymalne. 
Jak widzisz, to nie tylko ilość osób w zespole jest istotna przy wymianie żarówki. Liczą się też ich kompetencje.

Scrum Master

Wspomniałem Ci wyżej o takiej osobie jak Scrum Master. To taka osoba, która wydaje się nie być jakoś szczególnie potrzebna w zespole. Sekret jest taki, że taki właśnie jest jej cel, tak nauczyć zespół zasad Scruma, żeby nie być potrzebnym. 
Scrum Master jest odpowiedzialny za zrozumienie i stosowanie zasad Scruma w zespole. Jego zadaniem jest usuwać przeszkody stojące na drodze zespołu do osiągania jak najlepszej wydajności pracy. 
Zepsuła się maszyna do szycia? To Scrum Master ma za zadanie zlecić jej naprawienie odpowiednim osobom. 
Jak widzisz to ktoś, kto dba o to, żeby zespół miał jak najlepsze warunki do pracy, dba też o interakcje w samym zespole. 
W wielu firmach ta rola nie jest przypisana osobnemu człowiekowi, tylko pełni ją jedna z osób z zespołu. Ma to swoje uzasadnienie, kiedy nie mamy możliwości finansowych zatrudnić dodatkową osobę, która nie wytwarza produktu. Jednak „Scrum Guide” rekomenduje tę rolę jako pełny etat. 

Wkrótce opiszę więcej elementów Scruma. Daj znać, czy widzisz możliwość wprowadzenia powyższych zasad w swojej organizacji? 

Hej! Chcesz więcej?
Pozostałe wpisy dotyczące Scrum Guide znajdziesz pod linkami:

    0 0 votes
    Article Rating
    Subscribe
    Powiadom o
    guest
    0 komentarzy
    Inline Feedbacks
    View all comments
    0
    Would love your thoughts, please comment.x