Jesteś osobą uporządkowaną? Wszystkie długopisy masz ułożone wg kolorów? Twoje biurko jest tak czyste, że można z niego jeść. Oczywiście nigdy byś na to nie pozwolił, prawda?
Nie jesteś? To załóżmy, że jesteś. Zaczynając swój dzień pracy, masz jakąś jego część zaplanowaną. Być może nawet cały dzień, co do minuty.
Dzwoni telefon. Współpracownik ma awarię maszyny. Jeszcze zanim zadzwonił, zdążyłeś zobaczyć ważnego maila od bardzo niecierpliwego klienta. Będzie on dzwonił za 15 minut spytać, czy na pewno dostałeś wiadomość i dlaczego tak długo nie odpisujesz. Zawsze tak robi. Dorzućmy jeszcze prośbę od przełożonego o napisaniu raportu i kolegę, który pyta, jakie było hasło do jego komputera. Jakimś cudem dałeś się wrobić w zarządzanie hasłami w firmie i tylko Ty pamiętasz główne hasło do “Dashline” – systemu zarządzania hasłami. Pewnie parę dodatkowych spraw by się jeszcze znalazło.
Czujesz narastającą frustrację? Jeśli nie, to napisz mi, jak to robisz?
Jeśli tak, to pewnie wiesz, że taka sytuacja może skończyć się przeoczeniem niektórych zadań. Rozproszeniem Twojej uwagi na kilka rzeczy jednocześnie co skutkuje spowolnieniem Twojego działania. Multitasking to mit. Ci, którzy są w tym dobrzy, po prostu potrafią bardzo szybko przeskakiwać pomiędzy zadaniami. Normalnemu człowiekowi taki przeskok, czy powrót do wcześniej wykonywanego zadania potrafi zająć od 10 do 15 minut. Sprawdzili to Amerykańscy naukowcy dla Microsoftu.
Jednym ze sposobów na opanowanie sytuacji kryzysowych może być system Kanban.
Co to takiego?
Przez cały dzień masz do wykonania różne zadania. Umyć się, zjeść śniadanie, wstawić pranie, iść do pracy, odpalić komputer, zrobić sobie kawę, odpisać na maile, pogadać z koleżanką z biurka obok, przejrzeć tik-toka, zadzwonić do klienta, wymyślić obiad, odebrać dzieci z przedszkola, zrobić obiad, posprzątać.
Nie chcesz zapomnieć odebrać dzieci z przedszkola. Dobra, może chcesz, ale nie możesz.
Z doświadczenia wiem, że w sytuacji, kiedy się spieszysz, masz dużo na głowie, możesz zapomnieć podjechać do przedszkola.
A gdybyś miał to na takiej liście:
- Zadania do zrobienia,
- zadania w trakcie wykonywania,
- zadania wykonane.
Dorzucę, że w punkcie o wykonywanych właśnie zadaniach możesz mieć tylko jedno na raz. To ważne, dzięki temu unikasz przełączania się. To przewaga nad klasyczną checklistą. Dzięki takiej rozszerzonej tablicy nie będziesz wykonywał dwóch czy trzech rzeczy jednocześnie.
Dobra dobra, ale to jest do planowania zadań, a nie do ratowania sytuacji, kiedy się pali.
Tak, są takie sytuacje, kiedy musisz ruszyć, łapać za wiadro z wodą i zalewać palącą się ścianę. Ja tak nie zrobiłem.
Dlaczego?
Przez żarty.
Mój tata ma taką przypadłość, że żartuje praktycznie zawsze. Robi to z taką powagą, że nie wiesz, czy to żart, czy nie żart.
Pewnego pięknego dnia jedliśmy śniadanie. Tata wpadł do kuchni i woła, że dom się pali… i wybiegł.
Całą rodziną, znając jego sposób bycia, stwierdziliśmy, że robi sobie żarty i wróciliśmy do jedzenia.
Zareagowaliśmy, dopiero gdy drugi raz przybiegł wołać nas na pomoc. Dom faktycznie się palił. Wpadliśmy w panikę, zamiast na straż pożarną zadzwoniliśmy na policję. Chwilę zajęło nam podjęcie akcji. Na szczęście dzielni strażacy i sąsiedzka pomoc w gaszeniu sprawili, że dom nadal stoi.
Gdzie tu kanban?
Sytuacje awaryjne mają to do siebie, że nigdy nie wiesz, kiedy i czego się spodziewać, prawda?
Może nie do końca prawda. Są sytuacje, które już się wydarzyły i są powtarzalne.
W takiej sytuacji warto mieć swoją “instrukcję na wypadek pożaru”.
Jak to może wyglądać w Twojej firmie?
Czy wiesz, gdzie często jest wąskie gardło w organizacjach? W decyzyjności. Im niżej w hierarchii firmy można podejmować decyzje, tym szybciej je podejmujemy. System kanban to tzw. system “pull”. Oznacza to, że decyzję o wzięciu na siebie następnego zadania podejmujesz Ty. Nie jest Ci ono narzucane przez przełożonego. On może je jedynie “wrzucić do koszyka z zadaniami”. Niezwykle istotne w tym systemie jest to, że następne zadanie możesz zacząć, dopiero gdy masz wolne moce przerobowe. To zasada limitu pracy w toku, esencja kanbana. Chroni Cię to przed przeładowaniem i skraca czas, w którym wykonasz zadanie.
Krótki opis jak używać kanbana
Wszystkie zadania, które masz do zrobienia, spisujesz w lewej kolumnie. Możesz użyć karteczek post it, elektrostatycznych lub narzędzi elektronicznych. Polecam Asanę lub Jira. Możesz, jeśli jest taka potrzeba, ułożyć je względem ważności, lub kolejnych kroków do wykonania. Czasem po prostu jakieś zadanie wymaga, żeby inne było zrobione wcześniej. Nie zaczniesz gasić pożaru bez odkręcenia wody.
Jedno z zadań przenosisz do kolumny “w trakcie”. Tylko jedno na osobę, to dość istotne w tym przypadku. Rozważamy tutaj wersję, gdzie gasimy pożar, dlatego tablica kanban jest w najprostszej jej postaci. Po ukończeniu zadania możesz je przenieść do kolumny “zakończone”. To taka Twoja kolumna zwycięstwa. To bardzo prosta technika w jej podstawowej formie.
Dla skomplikowanych zadań środkową kolumnę możesz rozbudować i podzielić ją na więcej części.
Twoim zadaniem jest obsługa reklamacji… piły tarczowej. Rozbijasz zadanie na kafelki:
- przyjęcie towaru
- przesłanie towaru do serwisu
- zamówienie części
- kontakt z klientem, jak jest rozpatrzona reklamacja
- pozytywnie – informacja dla klienta, że naprawiamy sprzęt i odeślemy go wkrótce.
- negatywnie – prośba o informację zwrotną czy klient decyduje się na odpłatną naprawę sprzętu
- tak – naprawiamy
- nie – odsyłamy sprzęt
- naprawa piły
- odesłanie piły
- kontakt z klientem, czy naprawiony sprzęt jest sprawny i prośba o informację zwrotną.
Być może zauważyłeś, że zadanie jest zakończone dopiero wtedy, gdy klient dał odpowiedź zwrotną o naprawionym sprzęcie, lub jego otrzymaniu bez naprawy.
Nie każda akcja dotycząca naprawy jest prowadzona przez Ciebie. Część zależy od serwisu, część od firmy dostarczającej części, a część od samego klienta. Taka tablica może się składać już z pięciu kolumn. Można ją rozszerzać w nieskończoność. Jednak staraj się raczej upraszczać, niż rozbudowywać tablicę.
Więcej przykładów tablic znajdziesz pod poniższym linkiem. Są to przykłady z branży IT, jednak wierzę, że w Twojej specjalizacji również da się je zastosować:
Kanban może też dobrze kontrolować pracę na skrzynce mailowej. Zdarza się, że jednego maila w firmie obsługuje kilka osób. W chwili wzięcia na siebie odpisywania na wiadomość przenosisz ja do kolumny “doing”. Dzięki temu nikt z Twoich kolegów nie będzie odpisywał na tego samego maila.
Co jeszcze daje zastosowanie tego systemu?
Przejrzystość. Pracując nad jednym zadaniem na raz, masz szansę lepiej oszacować termin jego ukończenia.
Brak nadmiernego obciążenia zadaniami.
Pracując nad zadaniem, nie musisz skupiać się na pozostałych czekających w kolejce. Twój umysł nie jest ciągle rozpraszany.
W przypadku sytuacji awaryjnych w firmie najważniejszy jest czas reakcji przy jednoczesnym wykonaniu wszystkich niezbędnych procedur. Przegapienie jednej z nich może skończyć się niedowiezieniem całego projektu. Z mojego doświadczenia nic nie przyspiesza tak bardzo działania, jak checklista lub w bardziej skomplikowanych przypadkach użycie tablicy kanban.
Zainteresował Cię ten temat i chcesz, żebym omówił go dokładniej? Daj znać w komentarzu.
